Al meer dan 90 jaar zorgt de innovatieve Belgische onderneming Van Marcke voor het comfort van gezinnen dankzij duurzame oplossingen voor verwarming en sanitair. Dit familiebedrijf is intussen uitgegroeid tot een internationale multidisciplinaire groep met vestigingen in onder meer België, Luxemburg, Frankrijk, Zwitserland, Malta en de Verenigde Staten. Ruim 1.600 medewerkers zetten zich elke dag opnieuw in om hun klanten een aangenamere ‘thuis’ te bezorgen. Maar het is een hele uitdaging om deze gemotiveerde talenten te blijven vinden in een steeds schaarsere arbeidsmarkt. Goed dat je dan kan rekenen op professionele en gemotiveerde partners, zoals CVWarehouse.

Gezocht: krachtig platform en klantcentrisch team

Voor CVWarehouse in beeld kwam, werkte Van Marcke voor rekruteringsbeheer met een module in hun payrollverwerkingsysteem. Die module functioneerde echter heel traag en er waren weinig mogelijkheden, blikt Stien Decadt, Recruitment Manager bij Van Marcke, terug: “We konden enkel de sollicitanten zien en hun CV raadplegen. Er was geen statusbeheer, geen rapportage en we konden geen historiek raadplegen. We moesten steeds switchen tussen deze module en onze Excel-bestanden. Papieren CV’s werden in mapjes gestoken en manueel ingescand. Erg primitief allemaal. En, last but not least, was deze oplossing vrij prijzig. Reden genoeg dus om uit te kijken naar andere tools.”

Bij de zoektocht naar een nieuw rekruteringsplatform stonden een aantal criteria bovenaan de verlanglijst van Van Marckes rekruteringsteam. Gebruiksvriendelijkheid hoorde zeker tot de topvereisten, net zoals de bereikbaarheid van de leverancier in geval van problemen en de uitgebreide functionaliteit inzake rapportering. “Anderzijds wilden we ook geen al te groot en log platform binnenhalen, want dat gaat vaak ten koste van de flexibiliteit en je betaalt er vaak voor onnodige features”, vult Stien aan. Op dat kruispunt van gebruiksvriendelijkheid, flexibiliteit en betaalbaarheid vonden ze CVWarehouse: “De software bleek intuïtief, en er zijn veel demo’s online om het gebruik toe te lichten. Ze bleken ook uiterst bereikbaar en stelden meteen een SPOC (single point of contact) ter beschikking voor al onze vragen en verzoeken. De reeds voorgemaakte rapporten en aanvullende mogelijkheden tot rapportering op maat waren top.” Aangezien ook de prijs/kwaliteitverhouding aan de verwachtingen voldeed, was de beslissing snel gemaakt.

Toegevoegde waarde in efficiëntie en communicatie

CVWarehouse bewijst intussen al ruim vijf jaar zijn waarde voor Van Marcke als rekruteringsplatform. Het is een belangrijk instrument bij de aanwerving van ruim honderd werknemers per jaar en bij het beheren van gemiddeld vijftig openstaande vacatures. Een erg waardevol wapen ook in de strijd om het steeds schaarsere talent, merkt Kimberly Coeck, Recruitment Officer bij Van Marcke, op: “Er is steeds minder technisch-commercieel talent beschikbaar, terwijl dat bij ons het meest gezochte profiel is. We kunnen dit wel opvangen met bijvoorbeeld interne opleidingen, maar het blijft een uitdaging om alle vacatures ingevuld te krijgen. Gelukkig helpt onze goede naam en gedegen reputatie bij precies die talenten waarnaar we op zoek zijn. Tegelijk zijn we erg blij met de ondersteuning van CVWarehouse, dat het leven van ons recruiters makkelijker maakt en ons positief imago bij de kandidaten verstevigt.”

Het gebruiksgemak begint al bij de aanmaak van de vacatures, vertelt Kimberly: “We zijn met 3 recruiters, en elk heeft zijn eigen set vacatures om zelf aan te maken, via één klik door te posten op de gewenste jobkanalen (zoals eigen jobsite, LinkedIn, VDAB, Careerjet, etc.) - en deze op te volgen. Maar we kunnen ook op elk moment elkaars vacatures raadplegen wanneer hierover een vraag of update binnenkomt tijdens iemands afwezigheid. Daarom is die statusindicator van CVWarehouse zo belangrijk: we weten in één oogopslag hoe ver het staat met elke vacature, ook als we die niet zelf hebben aangemaakt. Zo combineren we efficiëntie met flexibiliteit.”

Ook de communicatie met de kandidaten verloopt uiterst efficiënt via dit platform, vervolgt Kimberly: “Om te beginnen wordt bij elke sollicitatie een automatische bedankingsmail verstuurd. En ook wanneer we een kandidaat niet langer weerhouden, kunnen we hiervoor een standaard mail versturen met één druk op de knop. Verder zitten er ook veel mailtemplates in om bijvoorbeeld kandidaten uit te nodigen voor een interview. Deze templates kunnen we moeiteloos aan onze huisstijl aanpassen, en af en toe actualiseren. Want de Nederlandse taal staat ook niet stil (lacht).”

En de efficiëntie van het systeem bewijst zich zelfs na een aanwerving, merkt Kimberly op: Bij elke vacature kan je doorgeven hoeveel personen je zoekt. Als voor een bepaald project meerdere personen worden gezocht en je duidt één sollicitant voor dit project aan als ‘aangeworven’, gaat de teller automatisch één eenheid naar beneden. Erg handig voor projectbeheer en rapportering.”