CVWarehouse over privacy

I. Wie zijn wij?

CVWarehouse NV (hierna "CVWarehouse"), exploiteert het CVWarehouse kandidatenportaal en het bedrijvenportaal op de CVWarehouse website en is de verantwoordelijke voor de verwerking of de verwerker (zie verder) van de persoonsgegevens. U kunt contact met ons opnemen via de volgende coördinaten:
CVWAREHOUSE NV
Ternesselei 330
2160 Wommelgem
Belgium
Tel: +32 3 202 42 20
E-mail: Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

We hebben een Data Protection Officer ('DPO') aangesteld die toezicht houdt op alle privacy gerelateerde zaken binnen CVWarehouse. De contactgegevens voor onze DPO zijn:
Mrs. Lieve Van de Loo
Tel: +32 3 202 42 20
E-mail: Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

II. Welke persoonsgegevens verwerken wij en om welke redenen?

A. Anonieme geaggregeerde informatie
Dit is informatie over al onze bezoekers samen, zoals de onderdelen van onze website die bezoekers het vaakst bezoeken en de diensten die zij het liefst gebruiken, evenals de browser en het besturingssysteem dat een bezoeker gebruikt. Om het recht op privacy van onze bezoekers te beschermen, is deze informatie anoniem en geaggregeerd. Daarom kan geen enkele individuele CVWarehouse bezoeker geïdentificeerd worden op basis van deze informatie. We kunnen deze informatie gebruiken om anonieme verkeerscijfers te genereren die we bekend kunnen maken aan onze klanten en het publiek.

B. Persoonsgegevens

- Internet Protocol adressen
In onze logbestanden (bestanden die gegevens bevatten over gebeurtenissen voor toekomstig gebruik) kunnen wij Internet Protocol-adressen van kandidaten en klanten verzamelen en opslaan om redenen van gegevensveiligheid (om fraude, kwaad opzet of cyberaanvallen te voorkomen en/of op te sporen). Wij kunnen ook Internet Protocol adressen verzamelen, deze anonimiseren en anonieme statistieken opstellen om het aantal mensen op onze website te meten (verkeer) en onze systemen dienovereenkomstig te organiseren om optimale responstijden te bieden. Wij kunnen deze anonieme statistieken gebruiken voor boekhoudkundige doeleinden om het aantal ontvangen kliks via onze eigen websites of websites van onze zakenpartners te berekenen, maar wij zullen deze informatie niet gebruiken om bezoekers van de website te identificeren (rechtsgrondslag: legitiem belang). Naast bovenstaande verwerking van Internet Protocol adressen, zullen wij deze ook verwerken door het gebruik van Matomo met betrekking tot analytics voor bezoekers van onze website die hiervoor toestemming hebben gegeven (rechtsgrondslag: toestemming).

- Contactgegevens van onze klanten/leveranciers
Aangezien wij de contactgegevens van onze klanten/leveranciers en personen die voor hen werken/voor hen optreden moeten kunnen verwerken, verwerken wij dergelijke persoonsgegevens met als enig doel de uitvoering van de overeenkomst die wij met onze klanten/leveranciers hebben (rechtsgrondslag: uitvoering overeenkomst).

- Contactgegevens van prospecten
Voor prospectiedoeleinden verwerken wij contactgegevens van potentiële klanten. Dit kan betekenen dat wij persoonsgegevens verwerken als die contactgegevens betrekking hebben op een natuurlijke persoon die voor een potentiële klant werkt (rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang).

- Contactformulier
Wanneer u contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, verwerken wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt om uw verzoek te verwerken (rechtsgrondslag: toestemming)

- Kandidaat-gegevens
Het verstrekken van uw persoonlijke gegevens aan ons (via aanmaak van een profiel) of aan onze klanten (bedrijven waar u eventueel solliciteert) zal leiden tot de verwerking van deze gegevens door CVWarehouse.

Door u in te schrijven op onze website kunt u een CVWarehouse profiel aanmaken en gebruiken. Potentiële werkgevers kunnen u toelaten om uw profiel te gebruiken om te solliciteren naar een job, in welk geval u beslist om de persoonsgegevens in uw profiel mee te delen aan die potentiële werkgever. Wij verwerken alle persoonsgegevens die u ons verstrekt, zoals (maar niet beperkt tot) identiteits- en contactgegevens (naam, adres, tel. nummer, e-mailadres, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, nationaliteit, geslacht,...), beroep, opleiding, lidmaatschappen en eventueel ook gevoelige informatie (zoals gezondheidsgegevens) indien deze gegevens door u worden verstrekt. Wij als CVWarehouse zullen enkel de persoonsgegevens voor u opslaan wanneer u dergelijke persoonsgegevens toevoegt in uw profiel en zullen uw persoonsgegevens niet zelf verder verwerken voor andere doeleinden, tenzij wij hiervoor uw toestemming zouden vragen. In dit geval kwalificeren wij als verantwoordelijke voor de verwerking (rechtsgrond: uitvoering overeenkomst).

Zodra u de persoonsgegevens in uw profiel bekendmaakt aan een potentiële werkgever, valt de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door die potentiële werkgever volledig en uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van die potentiële werkgever. Wij kwalificeren dan niet meer als verantwoordelijke voor de verwerking, maar slechts als verwerker, omdat wij die potentiële werkgever, de verantwoordelijke voor de verwerking, een platform bieden om gegevens van het sollicitatieproces te verwerken in hun zoektocht naar de juiste kandidaten voor hun vacatures.

Onze klanten zijn ook als enige verantwoordelijk voor de gegevens die zij zelf toevoegen aan een kandidatenprofiel na een sollicitatiegesprek of informatie die zij vragen aan kandidaten in een sollicitatieformulier of in de loop van het sollicitatieproces. Hoewel onze klanten contractueel overeenkomen om uw gegevens alleen te gebruiken voor de wervingsbehoeften van hun eigen bedrijf, kan het niet nakomen van deze contractuele verplichting door klanten worden gemeld aan onze afdeling Support.

- Persoonlijke mailings ("job alerts")
Wij zullen ook persoonsgegevens van kandidaten verwerken voor persoonlijke mailings (zogenaamde "job alerts") indien de kandidaat zich aanmeldt voor mailings met betrekking tot vacatures van een bepaalde klant of klanten. Door hiervoor toestemming te geven, kunnen wij mailings versturen op basis van de job alerts waarvoor de kandidaat zich heeft ingeschreven. Ook hier geldt dat persoonsgegevens pas worden doorgegeven aan een klant nadat de kandidaat zelf heeft besloten dat hij zijn persoonsgegevens wil delen wanneer hij geïnteresseerd is in een vacature (rechtsgrondslag: toestemming).

- Sollicitaties voor een vacature van CVWarehouse zelf
Wanneer iemand solliciteert op een vacature voor CVWarehouse als organisatie zelf (niet één van onze klanten), worden die persoonsgegevens door CVWarehouse verwerkt voor deze sollicitatiedoeleinden (rechtsgrond: toestemming).

- Nieuwsbrief
Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken wij uw e-mailadres om u onze nieuwsbrieven te kunnen sturen, waarvoor u zich op elk moment kunt uitschrijven (rechtsgrondslag: toestemming).

III. Met wie worden de verzamelde persoonsgegevens gedeeld?

A. Kandidaat-gegevens
In tegenstelling tot andere rekruteringssites, geeft CVWarehouse nooit derden toegang tot de persoonlijke gegevens van kandidaten die zij rechtstreeks aan CVWarehouse hebben doorgegeven, zonder dat de kandidaat daar zelf over beslist (zie bovenstaande paragraaf). Op deze manier verzekeren we meer privacy en veiligheid van gebruik van dergelijke persoonlijke informatie dan gebruikelijk in de markt. Alle verstrekte informatie blijft privé en wordt uitsluitend gebruikt voor de doeleinden beschreven in dit beleid. Daarom is het grootste deel van de verzamelde persoonlijke gegevens enkel beschikbaar voor werknemers van CVWarehouse, die een specifieke geheimhoudingsovereenkomst hebben ondertekend met betrekking tot de verwerking van dergelijke gegevens.

Wanneer u een gratis profiel aanmaakt op de CVWarehouse website en persoonsgegevens invoert, worden uw persoonsgegevens enkel doorgegeven aan CVWarehouse en bewaard in uw profiel. Uw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven aan een potentiële werkgever nadat u hiertoe expliciet beslist door uw persoonsgegevens bekend te maken. Elke klant die gebruik maakt van het bedrijvenportaal op onze websites gaat een geheimhoudingsovereenkomst met ons aan en kan enkel de gegevens bekijken van kandidaten die besloten hebben hun gegevens vrij te geven aan deze specifieke bedrijven of de kandidaten die rechtstreeks bij hen gesolliciteerd hebben.

Mogelijk worden uw persoonsgegevens tijdens de sollicitatieprocedure door de bedrijven zelf gedeeld met andere externe partijen, dit valt echter onder verwerkersovereenkomsten en/of andere overeenkomsten die door onze klanten zelf worden gesloten, aangezien zij de enige verantwoordelijke zijn voor dergelijke overdrachten aan derden.

Vandaag is het profiel van een kandidaat alleen toegankelijk op de CVWarehouse site in de bedrijfslogin sectie, door werkgevers die een contractuele relatie zijn aangegaan met CVWarehouse. Een CV kan echter in de toekomst toegankelijk worden gemaakt via andere websites van CVWarehouse dochterondernemingen of filialen in andere EU-landen en mogelijk de VS en Azië- Pacific landen. In een dergelijk geval zal een kandidaat tijdig op de hoogte gebracht worden en zal hem/haar gevraagd worden hiermee in te stemmen via de profiel login of via e-mail.

B. Algemeen
Daarnaast kunnen alle persoonsgegevens die CVWarehouse verwerkt ook gedeeld worden met onze technische partners, om klanten en kandidaten onze diensten te kunnen aanbieden.

Onze website wordt gehost op een server in de EU die wordt onderhouden door CEGEKA NV (België) die toegang heeft tot onze databases om het contractuele onderhoud te verzekeren, maar geen toegang heeft tot login en wachtwoord beschermde gebieden. Als technische ondersteuning voor onze bedrijfsactiviteiten werken wij ook samen met bedrijven die de volgende diensten of hulpmiddelen voor dergelijke diensten leveren: boekhouding, hosting van zakelijke e-mailadressen, interne bestandsdeling, intern taakbeheer, klantenondersteuning, e-mailcampagnes, telefoonbeheer, CRM-software en analyse.

Wij werken ook met een beperkt aantal externe technische partijen om onze klanten en kandidaten te voorzien van bepaalde functionaliteiten op onze website of die ons technisch ondersteunen. Momenteel werken wij samen met de volgende partijen, die optreden als verwerker en waarmee wij een gegevensverwerkingsovereenkomst hebben gesloten:

• FLIPBASE BV (Nederland): optionele videofunctionaliteiten
• TEXTKERNEL LLC US/SOVREN (VS en EER servers): optionele cv parsing functionaliteit
• ALTICE (Portugal): optionele cv parsing e-mail hosting functionaliteit

Om te voldoen aan onze wettelijke of statutaire verplichtingen, bijvoorbeeld (het voorkomen van) fraude en misbruik, kunnen wij er ook voor kiezen om bepaalde persoonsgegevens te delen als wij dat noodzakelijk achten of als wij daartoe verplicht zijn.

Wanneer wij zouden werken met verwerkers die buiten de EER zijn gevestigd, zullen wij ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn om de persoonsgegevens te beschermen.

IV. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Voor kandidaatgegevens in CVWarehouse-profielen, inclusief IP-adressen gekoppeld aan kandidaten, hanteren we een bewaarbeleid waarbij we gegevens na 10 jaar inactiviteit verwijderen. Voor de persoonlijke mailings hanteren we hetzelfde beleid aangezien deze mailings gekoppeld zijn aan het profiel, maar u kunt zich op elk moment uitschrijven voor deze mailings.

Uw persoonlijke gegevens als kandidaat worden ook niet bewaard in onze database wanneer u geen gebruik meer maakt van onze diensten door uw profiel te verwijderen via de optie daartoe in uw profiel. Wij zullen ook persoonsgegevens verwijderen indien u ons daarom verzoekt wanneer het gebruik van de verwijderingsoptie in uw profiel niet mogelijk zou zijn. Elk verzoek tot verwijdering (geautomatiseerd of handmatig) zal er ook toe leiden dat onze klanten (bij wie u mogelijk gesolliciteerd heeft) uw persoonsgegevens niet meer kunnen raadplegen, aangezien uw profiel wordt verwijderd.

Voor informatie over hoe lang uw persoonsgegevens worden bewaard door onze klanten bij wie u heeft gesolliciteerd, verwijzen wij naar het privacybeleid van de betreffende klant(en).

Voor gegevens die betrekking hebben op klanten/leveranciers/prospecten of die wij ontvangen via ons contactformulier hanteren wij een bewaarbeleid van 10 jaar na het einde van het contract met een klant of het laatste contact, afhankelijk van wat van toepassing is.

E-mailadressen van abonnees op onze nieuwsbrief worden verwerkt zolang iemand ingeschreven blijft op de nieuwsbrief.

V. Uw rechten en hoe deze uit te oefenen?

U hebt verschillende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die u ons verstrekt, die u kunt uitoefenen door ons of onze DPO rechtstreeks op de hoogte te brengen via de hierboven vermelde contactgegevens.

• het recht op informatie over de verwerking en toegang tot kopieën van de persoonsgegevens die door CVWarehouse worden verwerkt en, indien deze persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, de rectificatie of aanvulling van deze gegevens;
• het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen of - in bepaalde gevallen - de verwerking te laten beperken/ bezwaar te maken tegen de verwerking. Houd er rekening mee dat wanneer u uw recht op verwijdering van uw persoonlijke profielgegevens uitoefent, wij alleen het profiel verwijderen waaraan het e-mailadres is gekoppeld dat u gebruikt om uw recht op verwijdering uit te oefenen. Als u meerdere profielen met meerdere e-mailadressen heeft en u wilt dat al uw gegevens worden verwijderd, moet u dit recht uitoefenen voor elk profiel en moet u dit aangeven bij uw verzoek aan ons;
• de overdracht van uw persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt, hetzij door u een kopie in een leesbaar formaat te verstrekken, hetzij door de gegevens rechtstreeks aan een andere entiteit over te dragen indien u daarom verzoekt;
• het recht om uw toestemming voor persoonlijke mailings in te trekken;
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op direct marketing.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens maken wij geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (incl. profilering).

Wanneer wij niet de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn, maar slechts de verwerker (zie punt III), sturen wij uw vragen of klachten door naar de feitelijke verantwoordelijke voor de verwerking, de klant, die uw persoonsgegevens beheert en als zodanig verantwoordelijk is voor het faciliteren bij de uitoefening van uw rechten en het beantwoorden van eventuele vragen.

Indien u dit wenst, bijvoorbeeld wanneer u vindt dat uw vraag bij ons niet op bevredigende wijze is behandeld, hebt u altijd het recht een klacht in te dienen bij de voor ons bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (of bij een toezichthoudende autoriteit van uw keuze), die is:

Autorité de protection des données – Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 Rue de la Presse
1000 Brussels
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

VI. Links naar andere websites

De CVWarehouse websites kunnen hyperlinks bevatten naar andere websites die buiten de controle, invloed of verantwoordelijkheid van CVWarehouse vallen. CVWarehouse is niet verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens of de gegevensbeveiligingspraktijken van andere websites of bedrijven die deze websites beheren. Wij raden u daarom ten zeerste aan om het privacybeleid van dergelijke andere websites te lezen, zodat u weet hoe zij uw persoonlijke gegevens kunnen verwerken. CVWarehouse is niet verantwoordelijk voor het gebruik dat zij maken van uw persoonlijke gegevens. Hoewel wij de bedrijven en de vacatures screenen, heeft CVWarehouse geen controle over, en is dus niet verantwoordelijk voor de wettelijkheid, betrouwbaarheid, kwaliteit, waarheid of nauwkeurigheid van de vacatures die op haar website worden geplaatst. Wij moedigen u aan om ons onmiddellijk te informeren indien u kennis zou krijgen van ongepaste of frauduleuze praktijken via websites die gelinkt zijn aan de sites van CVWarehouse en/of door bedrijven of personen die verantwoordelijk zijn voor of bijdragen tot dergelijke praktijken. Hetzelfde geldt voor websites van derden die naar onze websites linken.

De links naar sociale media en de social media share buttons op onze website leiden u naar de externe website van het sociale medium, waarover CVWarehouse geen controle heeft (aangezien u de CVWarehouse website heeft verlaten) Wij staan niet toe dat websites van derden u traceren door gebruik te maken van onze website of de functionaliteiten ervan.

VII. Veiligheid van de gegevens

Om toegang te krijgen tot uw privégegevens moet u inloggen en een wachtwoord of andere vormen van exclusieve authenticatie opgeven. De authenticatiebeveiliging wordt mogelijk gemaakt door verschillende beveiligingsmethoden zoals inbraakdetectie, firewalls, encryptie, handmatige procedures en andere. Bovendien worden wachtwoorden of andere verificatiegegevens nooit via email doorgegeven, aangezien wij geen sluitende veiligheidsmaatregelen kunnen garanderen op alle browser- en e-mailplatforms waar dergelijke informatie zou passeren. Raadpleeg de FAQ-sectie voor meer informatie over het verlies van verificatiegegevens en het deblokkeren van geblokkeerde accounts.