CVWarehouse begeleidt EpiCURA naar meer efficiëntie en betere dienstverlening door digitalisering van de rekruteringsprocessen
Het EpiCURA Hospital Centre heeft meer dan 2.500 werknemers en 500 artsen in dienst, verspreid over zeven locaties, waaronder Ath, Baudour en Hornu. Het ziekenhuisconglomeraat streeft naar een combinatie van kwaliteitsgeneeskunde, lokale zorg, geavanceerde technologische apparatuur en gezelligheid. EpiCURA herbergt 806 bedden en streeft naar meer. Om hun dynamische team en de bevolking van de Borinage en het arrondissement Ath een steeds efficiëntere zorgomgeving te bieden, worden grote renovatieprojecten uitgevoerd. Zo hopen ze hun engagement - alle patiënten vrije toegang tot zorg en gelijke behandeling garanderen, met respect voor hun overtuigingen – nog beter na te komen.
Uitdaging: EpiCURA zocht naar een oplossing om grote stroom van vacatures en sollicitaties in goede banen te leiden.
“Je kan EpiCURA gerust een kleine stad noemen”, zegt Laurie Janssens, HR-specialist bij EpiCURA, “met enkele duizenden werknemers en zeer uiteenlopende profielen. Van artsen en verpleegkundigen over apothekers tot schoonmaakploegen en keukenpersoneel. Allemaal eigen werknemers, want EpiCURA neemt zijn verantwoordelijkheid als grote werkgever in de streek heel ernstig.” De ziekenhuissector kent een groot verloop, en dat ondervindt ook EpiCURA. Bovendien is dit ziekenhuiscentrum nog in volle uitbreiding, waardoor het personeelsbestand blijft groeien. Dit alles zorgt voor een gestage stroom van vacatures en sollicitatietrajecten.
Ook de HR-activiteiten, inclusief recruiting, worden niet uitbesteed. Dit zorgt voor de nodige druk op de HR-afdeling, die jaarlijks zowat 300 nieuwe aanwervingen moet beheren, waaronder zeer gespecialiseerde profielen en zeer veeleisende functies (met onder meer nacht- en weekendwerk). “Niet altijd eenvoudig om die in te vullen, maar gelukkig zijn we wel een aantrekkelijke werkgever voor iedereen die op zoek is naar een hartelijke en warme omgeving om in te werken”, merkt Laurie Janssens op.
Van 100% papier naar 100% digitaal
Tot bijna tien jaar geleden was er nog een extra obstakel voor het HR-team: het hele rekruteringsproces verliep 100% op papier, blikt Laurie Janssens terug: “De sollicitatiebrieven kregen we via de post binnen, ze werden in mappen geordend per vacature en dat zorgde voor het nodige tijdverlies. En voor een onprofessionele indruk wanneer bijvoorbeeld een kandidaat belde voor een stand van zaken en het duurde veel te lang om de gegevens van deze kandidaat terug te vinden tussen die tientallen mappen.” Een efficiënte digitale tool die alle informatie en processen centraal opslaat en makkelijk doorzoekbaar maakt, was dringend nodig, aangezien het aantal vacatures alleen maar toenam.
In 2014 ging EpiCURA op zoek naar de beste digitale tool. Na vergelijking van enkele kandidaten kwam CVWarehouse als beste uit de bus. Daar waren verschillende argumenten voor, herinnert Laurie Janssens zich: “Ten eerste is het een Belgisch bedrijf en zijn wij geneigd om spelers uit eigen land een kans te gunnen. Bovendien kennen zij onze markt beter dan eender welke buitenlandse speler. Ten tweede was het ook een bedrijf met menselijke dimensies. Geen startup maar ook geen onpersoonlijke multinational. Ook qua prijs en functionaliteit prijkten ze bovenaan. Last but not least overtuigden ze ons met hun uitstekende klantenservice en hun snelle reactietijd. Dat was erg geruststellend gezien de grote sprong die we dienden te maken.”
Een efficiënte digitale tool die alle informatie en processen centraal opslaat en makkelijk doorzoekbaar maakt, was dringend nodig, aangezien het aantal vacatures alleen maar toenam.
— Laurie Janssens, HR-specialist
Resultaat: de snelheid en efficiëntie die men van een topwerkgever verwacht
Die topklasse ondersteuning heeft EpiCURA al geregeld mogen ervaren sinds ze CVWarehouse in gebruik hebben genomen. Laurie Janssens: “Dat heeft al vaak het verschil gemaakt voor ons. Of het nu een extra opleiding voor het gebruik van nieuwe functionaliteit betreft of een snelle ingreep bij onbeschikbaarheid, of ondersteuning in de Covid-periode, we konden steeds op CVWarehouse rekenen. Hun beschikbaarheid wordt enkel overtroffen door hun vriendelijkheid.”
Toch is het vooral de functionaliteit die het leven van EpiCURA’s HR-afdeling gevoelig heeft verbeterd. “Alle informatie is steeds slechts een zoekopdracht verwijderd, zodat we alle sollicitanten snel en professioneel kunnen voorthelpen. We hebben ook een veel beter overzicht van de beschikbare kandidaten zodat de kans erg klein is dat we de perfecte kandidaat laten schieten.”
De tijdwinst bij het beheer en de opvolging van elke vacature is significant, vervolgt Laurie Janssens: “Natuurlijk moeten we nog alle cv’s en begeleidende brieven lezen. Maar we winnen zo veel tijd met het automatisch beheer en bijvoorbeeld bevestigingen van ontvangst dat we zelfs met het stijgend aantal dossiers nog steeds een betere dienstverlening kunnen garanderen, aan collega’s en aan sollicitanten. Zo slagen we erin om EpiCURA’s strategische doelstelling – een topwerkgever in de regio zijn en blijven – te helpen realiseren.”
“Alle informatie is steeds slechts een zoekopdracht verwijderd, zodat we alle sollicitanten snel en professioneel kunnen voorthelpen.”
Het EpiCURA Ziekenhuiscentrum in cijfers:
