Collaboration entre CVWarehouse et ZNA pour optimiser constamment les processus de recrutement et l’expérience des candidats
Ziekenhuis Netwerk Antwerpen (ZNA) est la plus grande organisation de soins de santé en Belgique, avec trois hôpitaux généraux, sept centres de jour, six hôpitaux spécialisés, une maison de soins psychiatriques et une résidence-services. En 2020, ZNA comptait près de 2 500 lits et plus de 41 000 personnes hospitalisées (admises au moins une nuit). Par ailleurs, plus de 61 000 patients ont été soignés dans un centre de jour. Près de 500 000 personnes ont également reçu des soins ambulatoires. À cette fin, ZNA emploie quelque 6 550 collaborateurs dans des fonctions très variées, dont 600 médecins.
Exploitation du plein potentiel des outils existants
Afin de mener à bien le recrutement de quelque 900 nouveaux collaborateurs par an, ZNA a constitué une équipe de 11 personnes. Celle-ci utilise un grand nombre d’outils numériques tels que CVWarehouse, une plateforme qui aide le groupe hospitalier depuis 2010 dans le cadre de la publication d’offres d’emploi, de la gestion des candidats et du suivi des processus de sélection.
Ces dernières années, ZNA a constaté que les outils RH existants n’étaient peut-être pas exploités de manière optimale. En 2020, Niels Vrijsen a donc été nommé au poste d’analyste RH en vue d’identifier les besoins du département RH d’acquisition des talents, mais aussi les possibilités des différents outils disponibles. « CVWarehouse figurait également parmi ces outils. Il ne m’a pas fallu longtemps pour comprendre que cette plateforme offrait bien d’autres fonctionnalités que la publication d’offres d’emploi et l’accompagnement des candidats. »
« CVWarehouse tient ses promesses »
Les deux années suivantes, nous nous sommes focalisés sur l’amélioration continue de notre outil. « J’étais constamment au téléphone avec CVWarehouse pour une demande spécifique ou une innovation que je souhaitais mettre en œuvre. C’était proche du harcèlement » plaisante Niels Vrijsen, « mais l’aide qu’ils nous ont offert était sans égale. Ils nous ont toujours soutenus dans la manière d’adapter le logiciel de façon à lui permettre de répondre à un besoin. Et si une fonctionnalité n’était pas disponible dans le logiciel, ils nous aidaient à réfléchir à la manière de contourner le problème. Ils veillaient toujours à mettre tout en œuvre pour trouver une solution. »
« CVWarehouse a ainsi démontré l’importance de l’assistance client, même après la fin de la mise en œuvre, » souligne Niels. « CVWarehouse considère l’approche personnalisée comme une valeur ajoutée importante de leur entreprise, et ce même des années après la mise en service du logiciel. Ils ne cessent de le perfectionner jusqu’à ce qu’il réponde parfaitement à nos exigences spécifiques. Ils tiennent vraiment leurs promesses.
CVWarehouse tient ses promesses
— Niels Vrijsen, HR analist
Des innovations ayant un impact réel et immédiat
La liste des différentes réalisations de ces deux dernières années avec un réel impact chez ZNA est donc assez impressionnante, en commençant par les changements intervenus depuis le début de la pandémie. « Il nous était tout d’un coup impossible d’organiser de grands salons de l’emploi en présentiel, des événements nous permettant tout de même chaque année de trouver des centaines de candidats potentiels. Nous devions chercher un autre moyen de trouver des candidats, une solution qui s’intégrerait parfaitement à notre processus actuel. En étroite concertation avec nous, CVWarehouse a développé, en plus de la base de données standard de CV et de candidatures, une base de données consignant spécifiquement les participants aux webinaires et autres événements numériques. Nous pouvons ainsi continuer à contacter activement ce groupe lors de nos actions de recrutement, en commençant par un remerciement pour leur participation, suivi de notifications personnelles à propos d’offres d’emploi pertinentes. Cette base de données est désormais utilisée pour des événements tant en ligne que physiques, comme le salon de l’emploi ZNA qui se tiendra prochainement dans le nouvel hôpital Cadix, qui ouvrira ses portes en mars 2023. »
D’autres innovations ont également été mises en place dans le réseau hospitalier. « La prévisualisation des CV, par exemple », explique Niels Vrijsen, « qui évite de devoir télécharger et ouvrir chaque CV pour en connaître le contenu. Sans oublier les rapports que CVWarehouse a créés sur mesure pour ZNA : nous pouvons désormais nous passer des fichiers Excel, auparavant incontournables. »
Nouveau module de CVWarehouse pour les dirigeants
La dernière nouveauté est le module d’évaluation pour les dirigeants. Niels Vrijsen ajoute : « Nous voulions améliorer l’efficacité et travailler plus activement à l’expérience des candidats. À cette fin, nous avons donc déployé le module d’évaluation pour les dirigeants de ZNA. Une méthode de travail conforme au RGPD, rapide et transparente, qui a été bien accueillie par les dirigeants. »
Par ailleurs, Niels Vrijsen ne redoute aucune facture déraisonnable pour tout le travail de cryptage et de configuration effectué : « L’approche de CVWarehouse est tout à fait correcte : si certaines des solutions qu’ils ont développées pour nous peuvent également servir à d’autres entreprises, les coûts de développement ne nous sont pas entièrement facturés, puisqu’une grande partie est alors prise en charge par CVWarehouse. »
Recherche de nouvelles voies d’innovation en coopération
Le module d’évaluation pour les dirigeants est en plein déploiement. Dans ce cadre, l’on tient activement compte du feedback des nouveaux utilisateurs. Mais le prochain projet est déjà prêt à être lancé, précise Niels Vrijsen : « CVWarehouse a aussi développé un module d’entretien pour les dirigeants qui, moyennant les adaptations nécessaires, pourrait également être très intéressant pour ZNA. »
CVWarehouse et ZNA visent donc une collaboration à long terme, où les deux entreprises continuent à se concentrer sur ce qu’elles préfèrent faire : chercher ensemble de nouvelles façons d’améliorer le processus de recrutement de ZNA.
