Vivalia : L'activité de recrutement a été révolutionnée.
L’intercommunale Vivalia constitue la pierre angulaire des soins de santé pour les communautés de la province du Luxembourg et du sud-namurois. Elle veille depuis toujours à fournir des soins de qualité supérieure aux patients de la région, en visant systématiquement l’excellence plutôt que l’expansion. Daphné Lambert, responsable recrutement et sélection chez Vivalia, résume cette philosophie en disant : « Nous préférons la qualité à la quantité. » Cette approche n’empêche toutefois pas Vivalia de pouvoir compter sur un effectif important composé de 3 800 agents ou collaborateurs, de plus de 400 médecins spécialisés et de 1 500 infirmiers. Elle gère quelque 42 000 admissions annuelles et est à la tête de plusieurs maisons de repos et crèches. Sa mission se base sur des valeurs clés telles que l’expertise, le professionnalisme, l’interdisciplinarité, le sens humain, l’accueil, le respect et l’éthique.
Le défi ? Recourir à un groupe limité de talents
Le département de recrutement de Vivalia travaille sans relâche. Chargés de pourvoir toutes les fonctions vacantes à l’exception des postes infirmiers, les trois recruteurs sont confrontés à la tâche gigantesque de devoir gérer une moyenne de 150 offres d’emploi par an. Cette recherche incessante de collaborateurs pèse lourdement sur leurs efforts à maintenir un niveau de soin optimal, une qualité pour laquelle Vivalia est connue. Ce défi s’intensifie en raison de la diversité des postes à pourvoir, allant de médecins spécialisés et de collaborateurs administratifs à du personnel de direction et des profils hautement techniques. Et en plus, la barre est placée très haut, puisque Vivalia demande à ses candidats et collaborateurs de disposer d’une maîtrise technique et d’une excellence personnelle.
Bon nombre des profils recherchés appartiennent à la catégorie des métiers en pénurie, qui sont connus pour être difficiles à remplir en raison du manque de compétences. Par ailleurs, l’emplacement quelque peu isolé de Vivalia combiné à la proximité des emplois mieux rémunérés au Grand-Duché de Luxembourg ne fait qu’intensifier le défi de recrutement. Ce contexte rend l’observation de Daphné Lambert vraiment poignante : « Chaque offre d’emploi constitue un réel défi ! ».
CVWarehouse, une solution de recrutement stratégique pour Vivalia
Vivalia, une intercommunale vouée à l’excellence, a reconnu qu’il était urgent de redéfinir ses processus opérationnels, en particulier en matière de recrutement. Daphné Lambert réfléchit aux défis passés en notant : « Notre ancienne approche était quelque peu désorganisée et reposait sur un mélange d’outils incohérents comme Word et des e-mails, offrant une productivité tout sauf optimale. »
Souhaitant trouver une solution plus simple, Vivalia décide de lancer un appel d’offres en 2021 pour trouver une plateforme capable non seulement de centraliser les données de recrutement, mais aussi d’améliorer l’efficacité des processus.
CVWarehouse s’est démarquée des autres candidats grâce à sa vaste expérience avec des entités similaires, témoignant d’emblée d’une volonté d’adapter ses services en fonction des exigences uniques de Vivalia. Son approche visionnaire, voilà ce qui a permis à CVWarehouse de vraiment se distinguer. Sa plateforme répond non seulement aux besoins actuels, mais elle évolue aussi sans cesse afin de répondre aux besoins futurs. Cette adéquation continue nous a convaincus de choisir CVWarehouse sans hésiter, et début 2022, Vivalia est parvenue à intégrer cet outil de transformation dans ses activités.
« Cette plateforme répond non seulement aux besoins actuels, mais elle évolue aussi sans cesse afin de répondre aux besoins futurs. »
— Daphné Lambert, responsable recrutement et sélection chez Vivalia
— Daphné Lambert, responsable recrutement et sélection chez Vivalia
Recrutement simplifié, un gain substantiel d’efficacité pour Vivalia.
La mise en œuvre de CVWarehouse a sensiblement transformé le paysage du recrutement chez Vivalia, en offrant des avantages significatifs tant à l’équipe de recrutement qu’aux candidats potentiels. Daphné Lambert nous fait part de son point de vue : « Nos activités de recrutement ont été révolutionnées ; nos processus sont désormais rationalisés, nos données sont centralisées et l’accès aux informations est facilité. Le gain de temps est substantiel : nous travaillons près de deux fois plus vite qu’auparavant. »
Les améliorations ne s’arrêtent pas au flux de travail de l’équipe de recrutement, puisque Daphné Lambert constate aussi un changement positif au niveau de l’expérience des candidats : « Auparavant, il leur fallait jusqu’à trente minutes pour s’inscrire et soumettre leurs coordonnées. Aujourd’hui, grâce à CVWarehouse, ils le font en 5 à 10 minutes seulement. » Cette approche rationalisée a permis de simplifier la candidature, mais aussi d’attirer un plus grand groupe de candidats, en évitant un long processus d’enregistrement qui a un effet dissuasif.
Par ailleurs, les gains d’efficacité obtenus grâce à CVWarehouse ont amélioré la qualité d’interaction entre l’équipe de recrutement et les candidats. « Notre charge de travail reste élevée, mais la baisse des redondances administratives telles que les saisies en double sur différentes plateformes nous permet de nous consacrer à améliorer la communication, à parfaire l’embauche des candidats et à optimiser toute l’expérience de recrutement pour l’ensemble des parties concernées », indique Daphné Lambert. Cette amélioration stratégique de la gestion du recrutement constitue un avantage capital dans le marché de l’emploi concurrentiel d’aujourd’hui : un processus de recrutement fluide et convivial est essentiel pour attirer les meilleurs talents qui soient.
Quand on lui demande ce que Vivalia prévoit de faire dans un futur proche, Daphné Lambert indique que l’intercommunale souhaite avant tout se concentrer sur les fonctionnalités existantes plutôt qu’établir une longue liste de demandes de nouvelles fonctions. « Notre objectif consiste à utiliser pleinement les fonctionnalités existantes de cette plateforme. Nous recevons régulièrement des mises à jour pour l’ajout de nouvelles fonctionnalités, et nous reconnaissons l’utilité de consacrer du temps pour maîtriser ces optimisations. Bref, notre souhait le plus cher consiste à consacrer tout le temps nécessaire à exploiter plus efficacement le plein potentiel de cette plateforme absolument extraordinaire. »
