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Grâce à CVWarehouse, le processus de recrutement AZ Herentals est limpide

Un hôpital en pleine rénovation et en expansion peut faire face à de nombreux défis. Et pas des moindres en termes de recrutement. L’hôpital AZ Herentals, qui est passé en 2010 du statut de CPAS à celui d’ASBL, a dans ce domaine une vision très claire : professionnaliser la gestion des ressources humaines, à l’aide, entre autres, de la technologie. Le directeur des ressources humaines Wim Gys et la responsable des RH Hannelore Paepen, chargés du recrutement et de la sélection, sont enthousiasmés par les services de CV Warehouse en la matière.

« Nous comptons aujourd’hui 700 collaborateurs dans notre équipe, dont 110 recrutés en 2017, et 128 médecins », explique Wim Gys. « Notre hôpital est en pleine expansion et continuera de croître pendant un certain temps. Nous avons maintenant huit salles d’opération, et avec la construction d’un nouveau bloc administratif en 2019, deux autres seront ajoutées. Le recrutement est donc notre priorité. Les employés des salles d’opération étant particulièrement difficiles à trouver, nous nous concentrons intensément sur la recherche de ces profils. Notre cœur de métier est bien sûr de trouver du personnel infirmier, mais l’année passée, nous avons surtout recherché à recruter des chefs d’équipe. Et nous y sommes parvenus. ”

« Nous avons remarqué qu’AZ Herentals est aujourd’hui un employeur attractif.  Je pense que nous avons l’équipe de direction la plus jeune de Belgique », dit Wim. « Grâce aux rénovations effectuées, nous travaillons dans un cadre plus attrayant : tous les départements ont été entièrement rénovés. Nous constatons également que notre emplacement est un facteur positif pour les candidats. Nous recevons en effet beaucoup de candidatures de résidents des villes voisines, qui n’ont plus envie de se retrouver coincés dans les interminables embouteillages. »

Un processus de recrutement centralisé et structuré

Hannelore Paepen se souvient clairement comment les candidatures étaient traitées avant la collaboration avec CVWarehouse. « Pour résumer le processus en un mot : chaotique. Tout était très décentralisé durant tout le processus de recrutement : les candidatures étaient envoyées par courrier, par courriel ou par l’intermédiaire de collègues, parfois aux chefs de service, et parfois aux gestionnaire de soins. Ce n’était pas efficace du tout. »

Wim confirme : « il nous était impossible de répondre quand on nous demandait des chiffres sur le recrutement. De plus, les candidats eux-mêmes ne savaient pas dans quelle phase du processus ils se trouvaient. Heureusement avec CVWarehouse, nous savons désormais à tout moment où se situe le candidat dans le processus, et celui-ci peut suivre lui-même sa situation en ligne. En outre, nous sommes capables de déterminer qui doit recevoir quel type de communication. Nous nous engageons à répondre à tous les candidats. Avec CVWarehouse, tout ceci est beaucoup plus rapide et plus efficace qu’avant, car en un clic, tous les candidats qui se situent dans une étape spécifique peuvent être contactés avec un courriel personnalisé. Auparavant, c’était quelque chose que le secrétariat ou les managers devaient faire. »

Un outil pratique et discret

Ce qui rend CVWarehouse si spécial ? La simplicité d’utilisation. « L’outil est intuitif et tout fonctionne très bien, nous avons donc peu de contacts avec le service d’assistance. Si nécessaire, nous pouvons toujours demander de l’aide supplémentaire par chat ou par téléphone. Le service client amical est un avantage appréciable », explique Wim. « Hannelore travaille quotidiennement avec l’outil, mais en cas d’absence, il faut que d’autres personnes puissent prendre le relais.  Cela ne pose aucun problème car CVWarehouse est si facile à utiliser que vous n’avez pas besoin d’un manuel. C’est très important pour moi en tant que manager. »

« La discrétion et la confidentialité sont des atouts professionnels », ajoute Hannelore. « Nos gestionnaires de soins travaillent également avec ce système pour suivre les candidatures des infirmièr(e)s dans leurs départements. Nous gérons l’ensemble du processus, et selon le poste vacant, nous pouvons déterminer à l’avance qui peut suivre les candidatures. De cette manière, tout ne peut pas être vu par tout le monde. »

Nous avons traité environ 7 000 candidatures depuis le début de notre collaboration avec CVWarehouse. De la réception à la signature finale du contrat de travail, nous savons que nous pouvons compter sur l’outil.

Wim Gys
HR Director

Support complet

« CVWarehouse offre également une formation en ligne », explique Hannelore. « Pratique si vous souhaitez poser des questions spécifiques. Ceux qui en ont besoin peuvent également demander une formation personnalisée. J’en suis très satisfaite, parce que cela me permet de rester toujours informée sur les nouvelles fonctionnalités. C’est un outil avec de nombreuses possibilités, des plus simples aux plus complexes : tout dépend de vos propres objectifs. Les tableaux de bord sont entièrement personnalisables, je peux vous dire que c’est très utile pour les rapports. »

« Nous avons traité environ 7 000 candidatures depuis le début de notre collaboration avec CVWarehouse. De la réception à la signature finale du contrat de travail, nous savons que nous pouvons compter sur l’outil », déclare Wim. Hannelore se félicite du soutien technologique que lui apporte le programme : « je ne peux vraiment pas imaginer ce que je ferais sans CVWarehouse. »