Vivalia : Revolutionaire wervingsactiviteiten
Vivalia is een gerenommeerde zorgintercommunale in de provincies Luxemburg en Namen. Al vanaf het prille begin draagt de organisatie een duidelijke filosofie uit: gemeenschappen in de regio een excellente gezondheidszorg bieden. Uitmuntendheid was dan ook altijd veel belangrijker dan verdere uitbreiding. “We verkiezen kwaliteit boven kwantiteit”, zo vat Daphne Lambert, Recruitment & Selection Manager, die visie krachtig samen. Toch heeft Vivalia heel wat mensen in dienst: maar liefst 3.800 medewerkers, ‘agenten’ genoemd, meer dan 400 medisch specialisten en 1.500 zorg- en verpleegkundigen. Vivalia baat verschillende woonzorgcentra en kinderdagverblijven uit, en in de ziekenhuizen van de groep worden jaarlijks zo’n 42.000 patiënten opgenomen. De missie van Vivalia zit stevig verankerd in een aantal fundamentele waarden: expertise, professionaliteit, interdisciplinaire samenwerking, medeleven, gastvrijheid, respect en ethisch handelen.
De uitdaging: de juiste kandidaten selecteren uit een kleine talentpool
In het recruitmentteam van Vivalia heerst er altijd een enorme bedrijvigheid. Drie recruiters moeten erin slagen om per jaar gemiddeld 150 vacatures te laten invullen – voor alle functies buiten verplegend en verzorgend personeel. Een immense opdracht! Die onafgebroken zoektocht zet een ontzettende druk op de inspanningen van de organisatie om elke dag opnieuw een unieke, superieure service te bieden. Het trio moet geschikte kandidaten vinden voor heel uiteenlopende functies, van medisch specialisten en administratieve medewerkers tot managers en gespecialiseerde technici. Dat maakt de uitdaging extra groot. De lat ligt buitengewoon hoog: Vivalia verwacht van sollicitanten en medewerkers zowel technische vakkundigheid als uitstekende persoonlijke skills.
Heel wat van de vacatures zijn voor zogenaamde ‘knelpuntberoepen’. Die jobs raken bijzonder moeilijk ingevuld door een aanzienlijk tekort aan arbeidskrachten. Bovendien is Vivalia actief op een ietwat geïsoleerde locatie, en zijn er beter betaalde banen in het naburige Groothertogdom Luxemburg. Daardoor is het voor de groep nóg lastiger om mensen aan te werven. “Elke vacature is een uitdaging”, zo omschrijft Daphne Lambert de situatie treffend.
CVWarehouse: een strategische oplossing voor aanwervingen bij Vivalia
Als intercommunale die continu streeft naar uitmuntendheid erkende Vivalia dat de operationele processen – en dan vooral op het gebied van recruitment – dringend verfijnd moesten worden. “Vroeger gingen we niet echt georganiseerd te werk”, vertelt Daphne Lambert over de manier waarop ze in het verleden de uitdagingen aangingen. “We gebruikten een allegaartje van tools, zoals Word en e-mailprogramma’s. De productiviteit liet dan ook te wensen over.”
Vivalia ging op zoek naar een oplossing om het recruitmentproces te stroomlijnen. De organisatie had een platform voor ogen om gegevens van kandidaten op één plek te bundelen en de aanwervingsprocedure efficiënter te laten verlopen. In 2021 schreef Vivalia daarvoor een openbare aanbesteding uit.
CVWarehouse viel op tussen alle mededingers vanwege de uitgebreide ervaring in de zorgsector. Het bedrijf was onmiddellijk bereid een oplossing op maat van Vivalia’s unieke behoeften uit te werken. Wat CVWarehouse écht van concurrenten onderscheidde, was de proactieve aanpak. Het platform was niet alleen ontwikkeld om in te spelen op de eisen van het moment, maar evolueert voortdurend om zo te anticiperen op toekomstige noden.
Die toekomstgerichte aanpak maakte van CVWarehouse een heel logische keuze. Tegen begin 2022 had de intercommunale de transformatieve tool met succes geïntegreerd in haar systemen.
“Het platform was niet alleen ontwikkeld om in te spelen op de eisen van het moment, maar evolueert voortdurend om zo te anticiperen op toekomstige noden.”
— Daphne Lambert, Recruitment & Selection Manager,
Een gestroomlijnd aanwervingsproces en meer efficiëntie voor Vivalia.
CVWarehouse heeft recruitment bij Vivalia drastisch omgevormd. De voordelen voor de recruiters en toekomstige kandidaten zijn dan ook niet min. “Onze recruitmentactiviteiten zijn radicaal veranderd”, legt Daphne Lambert uit. “De processen werden gestroomlijnd, de data zijn nu gecentraliseerd, en we hebben moeiteloos toegang tot informatie. We besparen enorm veel tijd. In vergelijking met de vroegere manier van werken verloopt alles nu eens zo snel.”
De positieve veranderingen hebben niet alleen betrekking op de workflow van het recruitmentteam. Ook de ervaring van sollicitanten is verbeterd is. Daphne: “Vroeger hadden kandidaten soms een half uur nodig gewoon om zich in te schrijven en hun gegevens te versturen. Een hele beproeving! Met CVWarehouse neemt dat amper 5 tot 10 minuten in beslag.” Dankzij deze gestroomlijnde aanpak is solliciteren heel wat makkelijker. Omdat het registratieproces nu veel sneller verloopt – en dus niet langer afschrikt – trekt Vivalia ook meer kandidaten aan.
Nu CVWarehouse de selectieprocedure flink wat efficiënter heeft gemaakt, kan het recruitmentteam ook meer aandacht besteden aan het contact met de sollicitanten. Daphne Lambert: “Onze workload blijft hoog, maar er is veel minder administratieve rompslomp. Zo hoeven we geen gegevens meer te kopiëren naar verschillende platforms. We kunnen onze tijd nu besteden aan het optimaliseren van de communicatie en het verhogen van de betrokkenheid van kandidaten. Algemeen genomen is de recruitmentervaring veel aangenamer geworden voor iedereen.” Die strategische verbetering op het gebied van recruitmentmanagement levert een cruciaal voordeel op in de competitieve arbeidsmarkt van vandaag. Een naadloos en aangenaam aanwervingsproces is van groot belang om toptalent aan te trekken.
Welke plannen heeft Vivalia voor de nabije toekomst? Daphne Lambert geeft geen uitvoerige opsomming van nieuwe mogelijkheden en functies die de organisatie in het CVWarehouse-platform wil integreren, maar haalt wel één duidelijke doelstelling aan. “Onze ambitie is vooral de bestaande mogelijkheden van het platform maximaal in te zetten. We krijgen vaak updates over nieuwe functies die we kunnen toevoegen. We zijn het er allemaal over eens dat het heel belangrijk is om helemaal mee te zijn met die verbeteringen, en dat we daar tijd in moeten investeren. In de eerste plaats willen we dan ook de nodige tijd uittrekken om het volledige potentieel van dit voortreffelijke platform doeltreffender te benutten.”
