Lineas’ rekruteringsprocessen lopen als een trein dankzij CV Warehouse
Lineas is de grootste private spoorvrachtoperator van Europa. Het bedrijf biedt spoorproducten van topkwaliteit en complete logistieke oplossingen van deur tot deur. Lineas’ missie is om klanten zo te overtuigen dat ze het vervoer van hun goederen van de weg naar het spoor verschuiven. Hierdoor kunnen ze hun supply chain verbeteren en tegelijkertijd hun impact op klimaat, mobiliteit en luchtvervuiling verminderen.
Om deze topkwaliteit te garanderen moet Lineas een beroep kunnen doen op het beste beschikbare talent. En om dat talent optimaal te bereiken en maximaal te overtuigen om te kiezen voor Lineas moet het bedrijf beschikken over een gestroomlijnd rekruteringsproces, van het plaatsen van een vacature tot het tekenen van het contract. “Geen sinecure”, weet Diane Cauwenberghs, hoofd van de HR-expertisecentra bij Lineas “want het talent dat wij zoeken bereik je niet allemaal via dezelfde kanalen.”
Nood aan betere rapportering en opvolging
Tot enkele jaren geleden verliep de rekrutering allesbehalve gestroomlijnd, vertelt Diane: “Het systeem dat we toen gebruikten, liet veel te wensen over inzake rapportering en opvolging. Het was een prima publicatietool maar het beheer en de opvolging was minimaal. We hadden geen statistieken en er was weinig inzicht in de voortgang van de processen. We hadden duidelijk nood aan een systeem dat onze back-end beter kon ondersteunen.”
Het rekruteringsteam verrichtte een vergelijkend onderzoek van een aantal leveranciers in de rekruteringsmarkt. Uit de verschillende kandidaten kwam CVWarehouse als beste uit de bus. Diane licht toe waarom: “Dit platform verschafte ons de procesondersteuning en rapportering die we zochten zonder dat we hiervoor moesten integreren met een HRIS-platform. Dit was bij ons immers niet aanwezig. Met CVWarehouse konden we genieten van uitgebreide rapportering en handige tools zoals het selecteren van vele kandidaten tegelijk voor één mailing, zonder dat we hiervoor een uitgebreide HR-softwaresuite moesten in huis halen.”
Daarnaast blonk CVWarehouse ook uit in belangrijke criteria zoals implementatietijd en prijs/kwaliteit-verhouding. “Zeker dit laatste was doorslaggevend, vooral omdat in de prijs een heel hoge graad van dienstverlening inbegrepen zit”, merkt Diane op.
Succesvolle acties en kanalen meteen zichtbaar
De implementatie verliep zoals beloofd erg vlot, herinnert Diane zich: “We zijn het project gestart in september 2020, en in december van hetzelfde jaar waren we al live. Een erg intensief traject, dat echter nooit is ontspoord, dankzij de frequente meetings om de voortgang te bespreken. Vermeldenswaard, aangezien in deze corona-periode alle meetings virtueel zijn verlopen. Dankzij de professionele en gedreven aanpak van beide partijen vormde die afstand echter nooit een probleem.” Intussen is het platform al actief in alle Europese vestigingen.
Meteen was het verschil met vroeger erg duidelijk, vertelt Diane: “Met de vorige tool kon je niet zien hoe een kandidaat onze vacature had vernomen, en we hadden totaal geen zicht op het succes van een bepaalde actie of van een rekruteringskanaal. We stuurden volledig blind, en konden dus ook niet efficiënt beslissen in welke kanalen we wilden investeren. Dankzij CVWarehouse werd dit al snel duidelijk, en konden we bijvoorbeeld onze gesponsorde advertenties inzetten op het juiste kanaal. We weten uit ervaring dat onze ground operators minder naar Linkedin kijken. Dankzij CVWarehouse kunnen we nu nog fijner en gerichter tewerkgaan.”
CVWarehouse is een stand-alone toepassing, specifiek gericht op dat rekruteringsgedeelte van de HR-activiteiten. Dat merk je met name aan die gebruikersinterface en de processen: zij kennen de rekruteringswereld en zijn processen door en door, en hebben hun software helemaal daarop ingesteld. Algemene HR-systemen zijn misschien omvattender, maar nooit zo relevant voor rekrutering als CVWarehouse.
— Diane Cauwenberghs, Head of the HR Expertise Centre
Overzichtelijk dashboard leidt tot betere beslissingen en sneller ingrijpen
De komst van CVWarehouse heeft de HR-afdelingen al heel wat voordelen opgeleverd, vervolgt Diane: “We moeten heel wat minder tijd steken in de opvolging van elke vacature omdat een aantal workflows geautomatiseerd zijn. Ook kan je bijvoorbeeld in één klik een antwoord sturen naar twintig personen. De tijdwinst die dit alles oplevert, kunnen onze HR-medewerkers gebruiken voor een kwalitatievere dienstverlening.”
Bovendien helpt de uitgebreide en inzichtelijke rapportering om de HR-activiteiten veel beter te sturen: “We zien hoeveel mensen reageren op elk moment van de dag en de week. Niet alleen begrijpen we nu beter wanneer we best onze kandidaten bereiken, we kunnen ook gevatter ingrijpen wanneer de reacties op een vacature dreigen stil te vallen. Met de juiste key data kan je het rendement van elke vacature nog meer optimaliseren. Dat deze data dan nog op een inzichtelijk dashboard worden gepresenteerd, maakt CVWarehouse alleen maar sterker.”
Interface op maat van de rekruteerders
De gebruikerservaring is heel erg intuitief en toegespitst op het doelpubliek: de rekruteerder en de kandidaat. “CVWarehouse is een stand-alone toepassing, specifiek gericht op dat rekruteringsgedeelte van de HR-activiteiten. Dat merk je met name aan die gebruikersinterface en de processen: zij kennen de rekruteringswereld en zijn processen door en door, en hebben hun software helemaal daarop ingesteld. Algemene HR-systemen zijn misschien omvattender, maar nooit zo relevant voor rekrutering als CVWarehouse. Dat verklaart waarom al onze HR-medewerkers graag met CVWarehouse werken, zowel in binnen- als in buitenland.”
Diane wijst ook op de mogelijkheid om de business manager of de business partner voor een vacature toegang te bieden tot het platform, met op hen afgestemde content: “Ook dat is een functionaliteit die de kwaliteit van de rekrutering helpt verhogen. Niet elke manager vraagt hierom maar het kan in sommige gevallen de betrokkenheid erg verhogen. En dus ook de resultaten.”
Ook de ondersteuning laat niets te wensen over, weet Diane: “Er is een chatfunctie waarmee je bij vragen en problemen in geen tijd met een CVWarehouse-medewerker in contact komt. Die medewerkers zijn echte experts, geen salesgedreven operators of dergelijke. Verder organiseert CVWarehouse geregeld cursussen om nieuwe of minder gekende functionaliteit of processen toe te lichten.”
Volgende halte: nieuwe jobsite
Nu de rekruteringsprocessen goed en wel op de rails staan en Lineas een veel beter zicht heeft op de stand van zaken en de efficiëntie van de rekruteringsactiviteiten, is het tijd voor de volgende stap in hun rekruteringstrategie: het bouwen van een professionele jobsite. “Ook hiervoor maken we gebruik van de tools die CVWarehouse ter beschikking stelt”, zegt Diane, “we hadden hiermee al een basisversie gebouwd bij het opstarten van het CVWarehouse platform. Maar de beschikbare tools bieden ons de kans om een veel wervender platform te bouwen zonder extra kosten en met een minimum aan ontwikkelinspanningen. Waarom zouden we die opportuniteit onbenut laten?”
