CVWarehouse en ZNA werken hand in hand om rekruteringsprocessen en candidate experience voortdurend te optimaliseren
Ziekenhuis Netwerk Antwerpen (ZNA) is de grootste gezondheidszorgorganisatie van België, met drie algemene ziekenhuizen, zeven dagcentra, zes gespecialiseerde ziekenhuizen, een psychiatrisch verzorgingstehuis en een woonzorgcentrum. In 2020 telde ZNA circa 2.500 bedden en werden meer dan 41.000 mensen gehospitaliseerd (opgenomen met overnachting). Daarnaast kregen meer dan 61.000 patiënten een behandeling in dagkliniek. Er waren ook bijna 500.000 ambulante patiënten. Hiervoor stelt ZNA zo'n 6.550 mensen te werk in zeer uiteenlopende functies, waaronder 600 artsen.
Potentieel van bestaande tools volop benutten
Om de aanwerving van zowat negenhonderd nieuwe werknemers per jaar in goede banen te leiden, doet ZNA een beroep op een 11-koppig rekruteringsteam. Dit team wordt ondersteund door een flink aantal digitale hulpmiddelen. Eén daarvan is CVWarehouse, dat de ziekenhuisgroep al sinds 2010 ondersteunt bij het publiceren van jobadvertenties, het beheren van sollicitanten en het opvolgen van de selectieprocessen.
De voorbije jaren groeide bij ZNA het besef dat de bestaande HR tools misschien niet optimaal werden benut. Daarom werd Niels Vrijsen in 2020 aangesteld als HR analist: om de behoeften van de HR-afdeling Talent Acquisitie op te lijsten en daarnaast de mogelijkheden van de verschillende beschikbare tools. “Ook CVWarehouse was daarbij, en het werd me al snel duidelijk dat er veel meer uit dit platform te halen viel dan enkel de job postings en de begleiding van de kandidaten.”
“CVWarehouse walks the talk”
De volgende twee jaren stonden in het teken van de voortdurende verbetering. “Om de haverklap hing ik bij CVWarehouse aan de lijn met een specifiek verzoek of een innovatie die ik wou doorvoeren. Het leek bijna stalking”, lacht Niels Vrijsen, “maar de respons die we van hen ontvingen, was onevenaarbaar. Steeds gingen zij met ons op zoek hoe de software kon worden aangepast om die behoefte in te vullen. En als er geen oplossing gevonden werd in de software, dachten ze mee na hoe we dit konden bypassen. Geen moeite was hen te veel.”
CVWarehouse bewees hiermee dat klantenondersteuning geen loos begrip hoeft te zijn, ook nadat de implementatie is voltooid, meent Niels: “CVWarehouse noemt maatwerk als belangrijke toegevoegde waarde van hun organisatie, en dat blijkt nog altijd het geval, zelfs jaren na de ingebruikname. Ze blijven de software tweaken tot die volkomen beantwoordt aan onze specifieke vereisten. They really walk the talk.”
CVWarehouse walks the talk.
— Niels Vrijsen, HR analist
Innovaties met een reële en onmiddellijke impact
De lijst met diverse realisaties van de voorbije twee jaar met een reële impact bij ZNA is dan ook bepaald indrukwekkend. Te beginnen met de veranderingen sinds de pandemie zijn intrede deed. “Plots konden we geen grote live jobmarkten meer organiseren, die ons toch jaarlijks honderden nuttige leads opleverden. We moesten op zoek naar een andere manier om de instroom te blijven voeden, die vlot integreerde met wat we al hadden. In nauw overleg met ons ontwikkelde CVWarehouse daarop, naast de standaard database voor cv’s en sollicitaties, een database specifiek gericht op de bezoekers van webinars en andere digitale evenementen. Zo kunnen we ook deze groep actief blijven betrekken bij onze rekruteringsacties, te beginnen met een bedanking voor de deelname, en gevolgd door persoonlijke meldingen van relevante vacatures. Deze database wordt nu zowel voor online als voor fysieke events gebruikt, zoals voor de ZNA jobmarkt die binnenkort zal plaatsvinden in het nieuwbouwziekenhuis Cadix, dat in maart 2023 de deuren opent.”
Maar ook andere innovaties hebben hun weg gevonden naar het ziekenhuisnetwerk. “De CV preview, bijvoorbeeld”, zegt Niels Vrijsen, “die voorkomt dat je elke cv moet downloaden en openen voor je weet wie en wat erin staat. En niet te vergeten: de rapportering die CVWarehouse op maat van ZNA heeft ontwikkeld: deze heeft de tot dan onontkoombare Excel spreadsheets voorgoed de digitale vuilbak in gekieperd.”
Leidinggevenden aan de slag met CVwarehouse
De recentste toevoeging is de beoordelingsmodule voor leidinggevenden, voegt Niels Vrijsen er nog aan toe: “We zochten naar nog meer efficiëntie, nog actiever in te zetten op candidate experience en daarvoor hebben we de beoordelingsmodule voor ZNA leidinggevenden uitgerold. Een GDPR-proof, snelle en transparante manier van werken die enthousiast is onthaald geweest door de leidinggevenden.”
Niels Vrijsen hoeft overigens geen onredelijke facturen te vrezen voor alle sleutel- en configuratiewerk: “CVWarehouse gaat hier erg correct mee om: als bepaalde zaken die ze voor ons hebben ontwikkeld ook voor andere organisaties van nut zijn, dan wordt de ontwikkelkost niet volledig aan ons doorgerekend maar neemt CVwarehouse een groot deel van de kosten voor eigen rekening.”
Samen op zoek naar nieuwe innovatiepaden
De uitrol van de beoordelingsmodule voor leidinggevenden is nog volop aan de gang, waarbij actief wordt geluisterd naar de feedback van de nieuwe gebruikers. Maar het volgende project staat nu al klaar om te worden opgestart, vertelt Niels Vrijsen: “CVWarehouse heeft ook een interviewmodule voor leidinggevenden ontwikkeld die, mits de nodige aanpassingen, ook voor ZNA erg interessant kan zijn.”
Er komt dus nog lang geen einde aan de samenwerking tussen CVWarehouse en ZNA, waarbij beiden zich blijven concentreren op wat ze het liefste doen: samen op zoek gaan naar nieuwe manieren om het rekruteringsproces van ZNA te innoveren.
