Transparantie voor elke UZA sollicitant
Hoogwaardige patiëntenzorg en baanbrekend wetenschappelijk onderzoek, dat is de essentie van het Universitair Ziekenhuis Antwerpen. Met om en bij de 3.000 medewerkers en 5.000 ontvangen sollicitaties in 2017, heeft het hr-team van het UZA zijn handen meer dan vol. CVWarehouse zorgt ervoor dat de hr-medewerkers alle vacatures en sollicitaties snel, efficiënt én op een transparante manier kunnen beheren.
Het Universitair Ziekenhuis Antwerpen kan rekenen op een ijzersterke reputatie als werkgever. Maar om voldoende instroom van de juiste mensen te genereren, is een reputatie alleen niet genoeg. We spraken met Kathleen Dekeirel, stafmedewerker hr, over het belang van een employer brand en het gemak van CVWarehouse.
“Onze openstaande vacatures zijn gevarieerd: we zoeken artsen, verpleegkundigen en paramedici, zoals kinesisten, maar ook administratieve krachten en IT-medewerkers. Daarnaast zijn we ook continu op zoek naar wetenschappelijke profielen. Sommige vacatures zijn makkelijker in te vullen dan andere. Zo ondervinden we soms moeilijkheden met het vinden van zeer specifieke profielen, binnen de afdeling ICT bijvoorbeeld. Dat is logisch: voor hen is een ziekenhuis onbekend terrein. Zij zijn meestal op zoek naar een plek in een bekend bedrijf in hun eigen sector en hebben er geen idee van dat in het UZA ook erg innovatieve en interessante ICT-projecten lopen.”
Een sterk employer brand
Het ziekenhuis kan steunen op een sterke reputatie, wat de rekrutering iets makkelijker maakt. “We zijn hét universitaire ziekenhuis in Antwerpen, we hebben een behoorlijke naamsbekendheid. Dat zorgt ervoor dat sollicitanten snel hun weg vinden naar het UZA. Onze aantrekkelijkste kenmerken zijn ons innovatief onderzoek en het feit dat we een opleidingsorganisatie zijn. Dat houdt in dat we veel stagiaires opleiden, maar ook dat eigen medewerkers regelmatig opleidingen of bijscholingen kunnen volgen. Bovendien zijn we een derdelijnsziekenhuis, waar erg specifieke pathologieën behandeld worden. Dat spreekt bepaalde artsen en verpleegkundigen erg aan. Die eigenschappen proberen we dan ook naar voren te schuiven in onze employer branding.”
Het belangrijkst blijft in the picture blijven bij werkzoekenden. “We zorgen ervoor dat we altijd op de kaart blijven staan. Er zijn jaren geweest waarin we heel makkelijk cv’s toegestuurd kregen en een groot reservebestand konden aanleggen, maar ook in die periodes bleven we inzetten op rekrutering en onze employer brand. En dat werpt vandaag, nu er minder werkzoekenden en meer jobs zijn, zijn vruchten af.”
Verpleegkundige in the picture
Want de markt verschuift, en dat maakt het vinden van werknemers, en van verpleegkundigen in het bijzonder, niet altijd gemakkelijk, legt Kathleen uit. “Tot eind vorig jaar was het relatief makkelijk om voldoende verpleegkundigen aan te trekken. We hebben zelfs enkele uitstekende sollicitanten als reserve kunnen houden, omdat we veel geschikte kandidaten hadden. Maar nu zie je aan de vacatures dat er overal terug heel wat werk is – veel meer dan pakweg een jaar geleden – en dat maakt het voor ons minder evident om de juiste verpleegkundigen te vinden. Bovendien zullen er, door een hervorming in de studie, in 2019 geen verpleegkundigen afstuderen. Dat wordt dus nog een extra uitdaging, waar we volledig voor willen gaan.”
We proberen onze processen zo goed mogelijk op te volgen, om snel te kunnen bijsturen waar nodig, en dat maakt CVWarehouse mogelijk. We kunnen rapporten genereren van alle mogelijke statistieken: hoeveel kandidaten er zijn per job bijvoorbeeld, of wat de wachttijd is tussen het ontvangen van de motivatiebrief en het eerste antwoord dat we sturen. Nuttige inzichten, die ons helpen de rekrutering op punt te stellen. Ook op het vlak van rekruteringskanalen kunnen we de vinger aan de pols houden: zo kunnen we bekijken welke kanalen voor ons werken, en welke niet, waardoor we ook op dat gebied onze aanpak kunnen aanpassen.
— Kathleen Dekeirel, HR officer
Al elf jaar CVWarehouse
Het hr-team van het UZA begon geruime tijd geleden met CVWarehouse te werken. “UZA is gestart met CVWarehouse voor ik hier begon,” vertelt Kathleen. “Ik vermoed dat dat zo’n elf jaar geleden is. Er waren op dat moment niet zoveel spelers op de markt, en CVWarehouse was innovatief in zijn sector. Dat geldt nu nog steeds. We krijgen geregeld aanbiedingen van concurrenten, en gaan ook af en toe met hen in gesprek, maar tot nu toe voldoet CVWarehouse nog steeds het best aan onze verwachtingen. We worden via opleidingen op de hoogte gehouden van nieuwigheden, en als er van onze kant een vraag of probleem is, dan pakken ze dat onmiddellijk op. We voelen ons heel gehoord.”
Ook over het gebruik van de tool is Kathleen meer dan positief. “We kunnen onze vacatures met één klik verspreiden over verschillende kanalen. Dat werkt heel efficiënt. Naar de kandidaten toe zijn we vandaag samen met CVWarehouse bezig met het transparanter maken van het sollicitatieproces. Zeker nu het weer moeilijker wordt om te rekruteren, moet je als je goede kandidaten hebt, kort op de bal spelen. Daarom is het belangrijk dat kandidaten zelf meteen weten waar ze staan in het proces. Ze kunnen zien of hun cv gescreend is, of die al doorgestuurd werd naar een manager en of ze op de shortlist staan voor een interview.”
Altijd de vinger aan de pols
Ook de cijfers zijn van belang. “We proberen onze processen zo goed mogelijk op te volgen, om snel te kunnen bijsturen waar nodig, en dat maakt CVWarehouse mogelijk. We kunnen rapporten genereren van alle mogelijke statistieken: hoeveel kandidaten er zijn per job bijvoorbeeld, of wat de wachttijd is tussen het ontvangen van de motivatiebrief en het eerste antwoord dat we sturen. Nuttige inzichten, die ons helpen de rekrutering op punt te stellen. Ook op het vlak van rekruteringskanalen kunnen we de vinger aan de pols houden: zo kunnen we bekijken welke kanalen voor ons werken, en welke niet, waardoor we ook op dat gebied onze aanpak kunnen aanpassen.”
Is het de investering waard? Daar is Kathleen van overtuigd: “CVWarehouse werkt enorm efficiënt, waardoor onze tijdsbesteding aan het administratieve luik van rekrutering aanzienlijk verlaagd werd. Het lijkt het me erg duidelijk dat die return on investment een feit is.”
