Overslaan en naar de inhoud gaan

Efficiëntere rekrutering bij Ubiway Retail dankzij CVWarehouse

Kandidaten vinden die op zelfstandige basis een winkel willen uitbaten, dat is de moeilijke opdracht van Ubiway Retail, het bedrijf achter Press Shop, Relay, Hubiz en de Hello!-winkels. Regelmatig openen nieuwe winkels, dus de zoektocht naar uitbaters stopt nooit. Ubiway Retail zocht daarom naar een manier om efficiënter te werken, het overzicht te bewaren en eenvoudig aan rapportering te doen. Die vonden ze bij CVWarehouse.

Vicky De Roo, HR-manager bij Ubiway Retail: “Wij zijn regelmatig op zoek naar nieuwe zelfstandige ondernemers om onze winkels uit te baten. Dat is niet altijd eenvoudig in de context van de huidige arbeidsmarkt. We trekken ook vaak kandidaten aan die de uitdaging willen aangaan, maar die nog geen zelfstandig statuut hebben. We proberen hen zo goed mogelijk te informeren over hoe ze die stap in hun carrière kunnen zetten.”

Werken als zelfstandige

“Het is niet iedereen gegeven om als zelfstandige aan de slag te gaan. Als zelfstandige uitbater moet je in staat zijn om een zaak te leiden, met alles wat daarbij komt kijken.

Zoals personeel aanwerven en aansturen, voor de administratie zorgen en alles goed georganiseerd krijgen.” 

En toch is het, in vergelijking met een meer klassiek franchiseconcept, relatief eenvoudig om bij Ubiway Retail een winkel op te starten. “Ubiway Retail draagt de basiskosten zoals huur, inrichting, aankoop van de stock, onkosten en technisch onderhoud. Zelfstandigen die willen instappen hoeven dus zelf geen investeringen te maken. We vragen wel een waarborg, afhankelijk van de grootte van de winkel en de waarde van de stock varieert het bedrag van de waarborg per winkelpunt.”

Ubiway Retail ondersteunt de zelfstandige ondernemers zo goed mogelijk met onder meer een contact center voor eerstelijnshulp. En elke winkel krijgt regelmatig een district manager over de vloer die advies verleent. "Ook op boekhoudkundig vlak staan we de zelfstandige ondernemers zo goed mogelijk bij. Maar onze zelfstandige uitbaters hebben uiteraard de leiding en de commerciële verantwoordelijkheid voor hun winkelpunt.”

Werkvereenvoudiging

Het rekruteringsproces bij Ubiway Retail is op korte tijd een heel stuk eenvoudiger geworden. “Toen ik hier begin dit jaar startte gebruikten we Microsoft Excel en Outlook om de rekrutering in goede banen te leiden. Maar zo was het niet eenvoudig om het overzicht te bewaren, laat staan om het management regelmatig een kwalitatieve rapportering te bezorgen over de status. Er werd fantastisch werk geleverd met de middelen die voorhanden waren, alleen waren die middelen niet optimaal.”“De implementatie van CVWarehouse is eigenlijk heel vlot verlopen, met een plug and play-aanpak. Het is een heel flexibel en gebruiksvriendelijk systeem dat je volledig zelf kan instellen naargelang de verschillende selectiestappen die je nodig hebt, je hebt er geen IT-ondersteuning voor nodig.

Dat maakt het voor ons ook zo aantrekkelijk, we hebben die flexibiliteit nodig omdat het proces dat wij toepassen niet vergelijkbaar is met het rekruteringsproces van bijvoorbeeld een bediende in loondienst. Je kan onmiddellijk van start gaan met de tool en tijdens het implementatietraject kan je de set-up verfijnen. Je hebt alles zelf in de hand. En het beste aspect? Alles is papierloos. Sinds we met CVWarehouse werken hebben we twee containers papier weggegooid.”

Ook de omkadering was van groot belang. “De actieve ondersteuning door het team van CVWarehouse is absoluut een voordeel. Hoewel we de set-up van de tool zelf in de hand hadden, konden we wel altijd bij CVWarehouse terecht met vragen. Daar denken ze mee met het project en geven ze tips over hoe we dat kunnen aanpakken.”

“De actieve ondersteuning door het team van CVWarehouse is absoluut een voordeel. Hoewel we de set-up van de tool zelf in de hand hadden, konden we wel altijd bij CVWarehouse terecht met vragen. Daar denken ze mee met het project en geven ze tips over hoe we dat kunnen aanpakken.”
 

Vicky De Roo
HR-manager

Aangepaste procedures

Ubiway Retail ontdekte CVWarehouse pas vrij recent, maar Vicky De Roo is al langer klant. “Bij mijn vorige werkgever hebben we de samenwerking met CVWarehouse opgestart na grondige research. Ik kwam deze keer ook terug bij hen uit voor Ubiway Retail omdat het systeem heel gebruiksvriendelijk is en budgettair haalbaar voor kleinere organisaties, en tevens GDPR-compliant is by design. Er zijn geen grote implementatiekosten want het is plug & play en doordat het zo eenvoudig is om mee te werken, verlies je ook geen fortuin aan een leer- of ontwikkelingstraject. Voor ons is het ook interessant dat je de process flow per vacature kan aanpassen. De ene vacature is de andere niet en elke aanwerving vraagt een specifieke aanpak.”

Volgens Vicky De Roo is het de investering in elk geval waard. “De communicatie met kandidaten is een stuk eenvoudiger geworden. We moeten niet meer in Excel-lijsten of in onze mailbox op zoek gaan. En met een druk op de knop hebben we nu bijvoorbeeld ook samen met CVWarehouse een maatrapport ontwikkeld dat we kunnen doorsturen naar het management.”

Maar de voordelen zijn veel diepgaander. “Dankzij CVWarehouse kunnen we duidelijkere actieplannen formuleren. Tijdens de selectieprocedures krijgen wij heel veel data van kandidaten en verzamelen we intern ook veel data. Doordat we nu op een overzichtelijke manier toegang hebben tot die data, kunnen we betere analyses maken. Op die manier kunnen we de lead times verlagen en kwalitatieve feedback geven aan de collega’s in de business bijvoorbeeld over de redenen waarom een kandidaat soms afhaakt om er lessen uit mee te nemen voor de toekomst.”

“Momenteel bekijken we of de tool eventueel ook op Ubiway-groepsniveau gebruikt kan worden om de aanwervingen te doen van het eigen personeel. De tool laat namelijk toe om aparte entiteiten te creëren met aparte toegangsrechten per entiteit om de vertrouwelijkheid maximaal te garanderen. Wij zijn met andere woorden zeker een tevreden klant.”