Overslaan en naar de inhoud gaan

CVWarehouse maakt het rekruteringsproces van AZ Herentals glashelder

Een ziekenhuis in volle renovatie én groei, dat brengt uitdagingen met zich mee. Niet in het minst op het vlak van rekrutering. Bij AZ Herentals, dat in 2010 van een OCMW-ziekenhuis naar een vzw veranderde, hebben ze op dat vlak een heldere doelstelling: de personeelsdienst professionaliseren met behulp van – onder andere – technologie. HR-directeur Wim Gys en HR-medewerker Hannelore Paepen, verantwoordelijk voor werving en selectie, zijn alvast enthousiast over wat CVWarehouse voor hen kan doen.

“We hebben vandaag op de kop af 700 medewerkers, waarvan we er in 2017 alleen al 110 aanwierven, en 128 artsen”, zegt Wim Gys. “Ons ziekenhuis is in volle groei, en dat zal ook nog wel even zo blijven. We hebben nu acht operatiekwartieren, en door de bouw van een nieuwe administratieve blok in 2019 komen er daar nog twee bij. Dat betekent dat we volop aan het rekruteren zijn. Vooral medewerkers voor in de operatiekwartieren zijn moeilijk te vinden, dus vandaag zijn we daar intensief naar op zoek. Onze core business is natuurlijk het vinden van verpleegkundigen, maar het laatste jaar hebben we vooral gefocust op het zoeken van leidinggevenden. En daarin zijn we ook geslaagd.”

“AZ Herentals is tegenwoordig best een aantrekkelijke werkgever, merken we. We hebben het jongste directieteam van België volgens mij”, stelt Wim. “En sinds de renovatie is het hier ook veel kleurrijker: alle afdelingen zijn volledig vernieuwd. Daarnaast merken we ook op dat onze ligging een positieve factor is bij sollicitanten. We krijgen veel sollicitaties van mensen uit centrumsteden die geen zin meer hebben in ellenlange files.”

Gecentraliseerd en gestructureerd rekruteringsproces

Hannelore Paepen herinnert zich nog levendig hoe sollicitaties werden verwerkt voor de samenwerking met CVWarehouse. “Om het in een woord samen te vatten: chaotisch. Alles verliep heel decentraal gedurende het hele rekruteringstraject. Sollicitaties kwamen binnen via post, e-mail of via collega’s. Soms bij diensthoofden, soms bij zorgmanagers. Niet zo efficiënt dus.”

Ook Wim bevestigt dat: “Als er cijfers werden opgevraagd over de rekrutering, konden wij er geen antwoord op bieden. Bovendien waren kandidaten zelf niet op de hoogte van in welke fase van het proces ze juist zaten. Gelukkig is dat met CVWarehouse verleden tijd. Vandaag weten we op elk moment in welke fase een sollicitant zich bevindt. De sollicitant kan dat op zijn beurt ook online bekijken. Bovendien kunnen we bijhouden wie welke communicatie nog moet ontvangen. We staan erop dat iedereen bericht van ons krijgt. Dat gebeurt met CVWarehouse veel sneller en efficiënter dan vroeger, omdat we met één klik alle sollicitanten in een bepaalde fase kunnen bereiken met een persoonlijke e-mail, terwijl dat vroeger door het secretariaat of de leidinggevenden moest gebeuren.”

Handige en discrete tool

Wat CVWarehouse zo bijzonder maakt? Het gebruiksgemak. “Het werkt echt heel intuïtief en alles gaat heel vlot. We hebben dan ook maar weinig contact met de helpdesk, maar als het nodig is kan je via chat of telefonisch extra hulp vragen. Die klantvriendelijkheid is een groot pluspunt”, stelt Wim. “Hannelore werkt er dagelijks mee, maar als zij er niet is, moeten de anderen haar werk kunnen overnemen. CVWarehouse is zo makkelijk in gebruik dat het geen handleiding nodig heeft, en dat is voor mij als leidinggevende heel belangrijk.”

“De discretie en vertrouwelijkheid is een professionele troef”, vult Hannelore aan. “Onze zorgmanagers werken zelf ook met het systeem, om de sollicitaties voor verpleegkundigen voor hun afdelingen op te volgen. Maar wij beheren gans het systeem en kunnen aan de hand van de vacature aangeven wie welke sollicitaties te zien krijgt. Zo kan niet iedereen zomaar alles zien.”

Volop ondersteuning

“CVWarehouse biedt zelf trouwens ook onlinetrainingen aan”, vertelt Hannelore. “Handig als je specifieke vragen wil stellen. Wie daar nood aan heeft kan ook persoonlijke training aanvragen. Daar ben ik zeer tevreden over, want zo blijf ik altijd op de hoogte van nieuwe functionaliteiten. Het is een tool waarmee je alle kanten uit kan: heel uitgebreid of basic. Dat is een beetje afhankelijk van je eigen doelstellingen. Ook de dashboards zijn volledig aanpasbaar. Neem het van mij aan: dat is handig voor de rapportering.”

“We hebben sinds de start van onze samenwerking met CVWarehouse ongeveer 7.000 sollicitaties verwerkt. Van instroom tot handtekening kunnen we rekenen op de applicatie.” weet Wim. Hannelore prijst zichzelf gelukkig met de technologische ondersteuning die het programma biedt: “Ik kan mij echt niet meer voorstellen wat ik zonder CVWarehouse zou doen.”

“We have received about 7,000 processed applications since the beginning of our collaboration with CVWarehouse. From receiving candidate applications to the final signing of the contract, through all of these phases we know we can count on the application.”

Wim Gys
HR Director